Pravidla pro refundaci nákladů projektů 4EU+ (EDU, SEED, Visiting Professorship, a ostatní podpořené aktivity) ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Pravidla jsou platná k 12. 8. 2024.* Tato pravidla jsou sestavena 4EU+ Local Office EC-OVaV (dále jen "4EU+ LO"). Jsou závazná žadatele o podporu z 4EU+ rozpočtu, fakultní koordinátory a 4EU+ administrátory. Pravidla ke stažení v PDF [ URL "UK-14262-version1-2024_08_12_pravidla_pro_refundace_projektu_4eu.p Pravdila zároveň slouží jako návod na to, jakým způsobem čerpat podporu v konkrétních situ Doporučujeme proto vždy překontrolovat, zda postup, který uplatňujete, odpovídá pravidlům, uznatelný. V případě sebemenších nejasností vždy konzultujte 4EU+ LO na e-mailové adrese 4 [ URL "mailto:4euplus@cuni.cz"] . 1. Obecné pokyny 2. Proplácení nákladů projektů v průběhu realizace 3. Náklady na mobility (cestovní náklady studentů a zaměstnanců UK) 4. Osobní náklady (odměny) 5. Ostatní náklady (občerstvení, stipendia, nákup majetku, cestovné jiných osob) 6. Refundace nákladů fakultám 7. Reporting 8. Afiliace a dedikace 9. Užitečné informace 10. Kontakty Přílohy ke stažení * 4EU+ Local Office si vyhrazuje právo tato pravidla měnit. O změně budou vždy informováni koordinátoři e-mailem. ****************************************************************************************** * 1. Obecné pokyny ****************************************************************************************** Refundace nákladů projektů 4EU+ (EDU, SEED, VP, ostatní podpořené aktivity – dále jen „pro zapojeným do projektů 4EU+ se řídí těmito pravidly a uzavřenými Dohodami o přidělení finan na jednotlivé projekty. Čerpat finanční prostředky lze pouze na aktivity spojené s daným projektem dle schváleného projektu. Hlavní řešitel projektu je zodpovědný za čerpání rozpočtu a veškeré finanční pro čerpány s jeho souhlasem. Při veškerých dotazech, žádostech o refundaci atd., vztažených k projektu je nutné používa projektu. Všechny změny v projektu, či rozpočtu je nutné předem konzultovat s 4EU+Local Office (dále LO”) a čerpat finance až po písemném odsouhlasení 4EU+LO. Žádost o změnu projektu (Příloha "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_8___zadost_o_zmenu_rozpoctu.docx"] ) pošlete 4euplus(zavinac)cuni.cz [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] . Je-li projekt řešen na některé z fakult UK, je fakulta zodpovědná za řádné zaúčtování fina dle těchto pravidel a řádně zaslané žádosti o refundace v souladu s těmito pravidly. Hlavn povinen o podání žádosti o podporu v rámci projektových schémat nebo o získání jakékoli ji + aktivity informovat fakultního koordinátora [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Řeš důrazně doporučujeme konzultovat záměr podat žádost o podporu z 4EU+, a to včetně sestaven příslušným fakultním koordinátorem [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Žádosti o refu fakultní koordinátor. Projekty zaměstnanců RUK budou řešeny individuálně. Hlavní řešitel je povinen obrátit se n prvním čerpáním na 4EU+ LO a požádat o instrukce pro vyúčtování jednotlivých nákladů. ****************************************************************************************** * 2. Proplácení nákladů projektů v průběhu realizace ****************************************************************************************** Náklady na projekty jsou hrazeny fakultami a následně refundovány ze strany RUK. Náklady v jednotlivé projekty jsou propláceny na základě prvotních účetních dokladů. Náklady, které jednotlivých projektů, se mohou lišit co do druhu a výše uznatelnosti. Proto je potřeba př o refundaci nákladů postupovat dle jednotlivých projektových schémat. Z projektů je možno hradit cestovní náklady zaměstnanců UK, náklady na studentské mobility cestovní výdaje hrazené na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů, dále pak osobní nák dané projektové schéma umožňuje), studentská stipendia (pokud to dané projektové schéma um náklady (povoleny jsou služby a další náklady související přímo s řešením projektu, nikoli jsou běžně zahrnovány do nepřímých nákladů a režie). Fakultám budou náklady propláceny z RUK formou refundací Vnitrofakturou typu B. ****************************************************************************************** * 3. Náklady na mobility ****************************************************************************************** Náklady na fyzické mobility – financování dle kategorie účastníka: *========================================================================================= * a) student: *========================================================================================= Krátkodobé mobility (<60 dní/2 měsíce) studentů v rámci 4EU+ jsou podpořeny na základě sch sazebníku v následující výši: Living Allowance: · do 31.8.2024 - 1-14 dní: 70 EUR/den - 15–30 dní: 50 EUR/den - 30 dní – 2 měsíce: 150 EUR za každý započatý týden · od 1.9.2024 - 1-14 dní: 79 EUR/den - 15-30 dní: 56 EUR/den - 30 dní–2 měsíce: 150 EUR za každý započatý týden Travel Allowance: - 0–500 km: 180 EUR - 500–2 000 km: 275 EUR Studenti vyjíždějí s částečnou finanční podporou na mobilitu (stipendium), jejíž výše je u sazebníkem (vizte výše). Student vyplní žádost o stipendium na krátkodobou mobilitu, na je je vyhotoveno Rozhodnutí o přidělení stipendia a Mobility Grant Agreement (Příloha č. 2 [ cuni.cz/UK-13891-version1-4eu_mga_new_logos.pdf"] ), který musí student fyzicky podepsat. v odpovídající výši studentovi přiznává a vyplácí RUK. Kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vos (tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz [ MAIL "tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz"] ). *========================================================================================= * b) zaměstnanec RUK: *========================================================================================= Cestovné je propláceno dle zákona a příslušného opatření rektorky/kvestora, cestovní příka musí být vyhotoven v aplikaci MOBILITY v IS Věda, kontaktní osobou je Mgr. Tereza Vosejpko (tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz [ MAIL "tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz"] ). *========================================================================================= * c) zaměstnanec fakulty: *========================================================================================= Cestovné je propláceno fakultou dle zákona a následně je refundováno RUK (cestovní příkaz fakultě a následně zahrnut do Žádosti o refundaci). Maximální cena ubytování v zahraničí je stanovena na 120 EUR/noc s výjimkou hotelů zajišťo organizátory akce, letenky economy třídy bez odbaveného zavazadla, nevyžadují-li to další Pokud není možné zajistit ubytování za tuto cenu, musí být cena zdůvodněna a doložena průz doložit printscreeny alespoň 3 dalších nabídek ubytování.  K proplacení cestovních nákladů fakulty je třeba zaslat k refundaci celý cestovní příkaz včetně všech prvotních účetních d služební cesty popisující účel a přínos služební cesty a doložit program akce/setkání (vče akce), kterého se zaměstnanec účastnil. *========================================================================================= * d) Jiné osoby: *========================================================================================= Cestovní náklady hrazené jiné osobě na základě Smlouvy o úhradě cestovních výdajů spadají „ostatních nákladů (other costs)“. Pro postup vyúčtování vizte kapitolu “5. Ostatní náklad ****************************************************************************************** * 4. Osobní náklady ****************************************************************************************** Osobní náklady je možné proplácet pouze pokud je dané projektové schéma umožňuje a pokud b smluvně dohodnutého rozpočtu. Osobní náklady je možné vyplácet pouze formou odměn refundov Odměny se vyplácejí pouze zaměstnancům UK v zaměstnaneckém poměru pracujícím na HPP, kteří řešení projektu. Odměnu tedy nelze vyplatit pracovníkům UK, kteří vykonávají práci na DPP/ vypláceny kvartálně na základě vyplněné tabulky odměn (Příloha 6 [ URL "https://cuni.cz/UK priloha_c_6___formular_fakulty_odmeny.xlsx"] ) a vyplněných a odsouhlasených timesheetů (P [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_7___ts_vzor.xlsx"] ) zaslaných na e-mai 4EUTS(zavinac)ruk.cuni.cz [ MAIL "4EUTS(zavinac)ruk.cuni.cz"] , a to v těchto termínech: • odměny za 1. – 3. měsíc daného roku nejpozději do 5.dubna • odměny za 4. – 6. měsíc daného roku nejpozději do 5. července • odměny za 7. – 9. měsíc nejpozději do 5. října • odměny za 10. – 12. měsíc nejpozději do 20.prosince Hodinová sazba: Organizační činnost - 200 Kč/hod. Asistentská odborná činnost - 300 Kč/hod. Odborná činnost - 400 Kč/hod. Výše osobních nákladů je kalkulována včetně všech odvodů platných pro danou fakultu/součás doporučujeme řešitelům přípravu rozpočtu osobních nákladů konzultovat s příslušným fakultn [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . ****************************************************************************************** * 5. Ostatní náklady ****************************************************************************************** *========================================================================================= * a) Občerstvení *========================================================================================= Občerstvení na hromadných akcích pořádaných řešiteli z Univerzity Karlovy spadá do kategor V případě, že příslušná projektová výzva umožňuje úhradu občerstvení, je nutné vyplnit Zdů č. 5 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] ) a uvést, v se občerstvení podávalo, a přiložit seznam osob, kterým bylo občerstvení poskytnuto včetně jejich domácí instituce. Alkohol není uznatelným nákladem. *========================================================================================= * b) Najímání studentských asistentů (platí pro SEED projekty): *========================================================================================= Studenti pracující na projektu jsou vypláceni formou stipendia uděleného fakultou, které j refundováno. Výše stipendia se stanoví dle počtu předpokládaných odpracovaných hodin a níž hodinové sazby pro studenty (200 Kč/hod). K žádosti o refundaci musí být přiložen sken Roz o přidělení stipendia, vyplněný Timesheet (Příloha č. 7 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-ve priloha_c_7___ts_vzor.xlsx"] ), a bankovní výpis dokládající, že fakulta odeslala finanční účet studenta. *========================================================================================= * c) Spotřební materiál (Consumables and Supplies, Scientific Equipment): *========================================================================================= Spotřební materiál nebo drobný hmotný a nehmotný majetek, který po odborné stránce nezbytn realizaci projektu, je způsobilým nákladem. Tyto náklady však musí být přesně specifikován být zdůvodněna jejich nezbytnost v rozpočtu při podání Žádosti o projekt. Tyto náklady mus písemně schváleny ze strany 4EU+ LO – Zdůvodnění (Příloha č. 5 [ URL "https://cuni.cz/UK-1 priloha_c_5___zduvodneni.docx"] ). Mezi tyto náklady nepatří běžná elektronika, jako jsou telefony, kabely, papíry, karty do telefonu, fotoaparátu atd. Nákup drobného hmotného a nehmotného majetku není možný, pokud to explicitně neumožňuje př projektů není možné nakupovat dlouhodobý majetek. *========================================================================================= * d) Cestovní náklady jiných osob: *========================================================================================= Jinou osobou se rozumí osoba, která není zaměstnancem ani studentem UK, účastnila se akce/ v projektu a řešitel/pořadatel akce se v souladu se zněním výzvy rozhodl, že za tuto osobu výdaje a/nebo ubytování. Cestovní náklady hrazené jiné osobě spadají náklady do kategorie dalších nákladů (Other co kategorie Travel Cost. Pokud nemá daný projekt schváleny prostředky v kategorii Other cost toto v projektu realizovat. S jinou osobou je nutné uzavřít smlouvu Smlouvu o úhradě cestovních výdajů/ Contract of travel expenses (Příloha č. 4 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1- priloha_c_4___contract_of_travel_expenses_vzor.docx"] ). Na základě Smlouvy o úhradě cesto se proplácí pouze náklady na cestovné a ubytování.  Diety/Subsistence nebo Per Diems se ne je třeba vyplnit odpovídající část dokumentu Zdůvodnění (Příloha č. 5 [ URL "https://cuni. version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] ) a zdůvodnit, proč se řešitel rozhodl platit ces osobě. K žádosti o refundaci je nutné přiložit všechny prvotní účetní doklady, které byly základě Smlouvy o cestovních výdajích (faktura za letenku a hotel včetně bankovního výpisu že náklady byly uhrazeny). Pro refundaci nákladů jiných osob vyplývajících ze Smlouvy o úh výdajů platí stejná pravidla, jako pro zaměstnance RUK a fakult, tj. maximální cena ubytov je stanovena na 120 EUR/noc s výjimkou hotelů zajišťovaných organizátory akce, letenky eco odbaveného zavazadla, nevyžadují-li to další okolnosti cesty. Cesty jiných osob mimo UK jsou povoleny výhradně v případě, že je explicitně vyžaduje pods záměru projektu. ****************************************************************************************** * 6. Refundace nákladů fakultám ****************************************************************************************** Žádosti o refundace musí být z fakult předávány na RUK bez zbytečného odkladu průběžně běh účetního období, nejpozději však do 2 měsíců od vzniku nákladu.  Poslední termín pro předá refundaci v každém roce je datum 30. 11. daného roku. Pokud nebude žádost o refundaci před nejpozději v tomto termínu, nebude možné její proplacení. Na všech dokladech, které budou refundace předávat, musí být uvedeno číslo projektu. Fakultní koordinátor předává Žádost o refundaci (Příloha č. 1 [ URL "https://cuni.cz/UK-13 version1-priloha_c_1___zadost_o_refundaci.docx"] ) podepsanou řešitelem daného projektu. F musí vystavit Vnitrofakturu typu B, ke které přiloží čitelné kopie všech prvotních účetníc (faktury, účtenky, nabídky, průzkum trhu atd.), které požaduje proplatit. Žádosti o refund předávají elektronicky e-mailem Ing. Ivoně Přečkové (ivona.preckova(zavinac)ruk.cuni.cz [ "ivona.preckova(zavinac)ruk.cuni.cz"] ). Bez všech těchto náležitostí nemůže být refundace provedena. Pokud fakulta realizuje v rámci 4EU+ více projektů, musí být žádost o refundaci každý projekt zvlášť. Vzhledem k tomu, že se refundované náklady od fakult účtují do účetnictví RUK jako prvotní účetní doklady na příslušné 5-kové nákladové účty (každý jednotlivý účetní doklad zvlášť, nikoliv celková částka požadovaná při refundaci), je potřeba, aby k požadavku na refundaci přiložena Soupiska účetních dokladů (Příloha č. 3 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1 priloha_c_3___soupiska_ucetnich_dokladu.xlsx"] ). Řádek v Soupisce označuje číslo účetního musí být označen příslušný zaslaný sken účetního dokladu, jakož i název souboru, pod který uložen. Názvy zaslaných skenů účetních dokladů musí respektovat jmennou konvenci souborů u Instrukce v Příloze č. 3 Soupiska. Všechny doklady se soupisky musí být obsaženy také na vnitrofaktuře, kde pak tedy bude uve dle jednotlivých dokladů nebo typu nákladů. Např. bude-li fakulta žádat refundaci pracovní na vnitrofaktuře celková částka vyúčtování cestovního příkazu rozdělena na částky za cesto stravné. Při nákupu zboží a služeb musí být dodržena pravidla efektivnosti, účelnosti a hospodárnos částce od 50 000 Kč - 100 000 Kč musí být doloženy 3 nabídky. Nákup zboží a služeb nad 100 Opatřením rektora č.30/2020 [ URL "https://cuni.cz/UK-10608.html"] Pravidla pro zadávání v v rámci Univerzity Karlovy. Refundace je možná vždy pouze v CZK. ****************************************************************************************** * 7. Reporting ****************************************************************************************** Pokud pravidla projektového schématu neříkají jinak, do 1 měsíce po skončení projektu předkládá řešitel závěrečnou zprávu (Příloha č. 9 [ URL "https://cuni.cz/UK-13891-version1 priloha_c_9___zaverecna_zprava_vzor.docx"] ) obsahující informace o uskutečněných aktivitá partnerech, výstupech, vynaložených nákladech a dalších plánech v souvislosti s podpořenou V průběhu řešení projektu/aktivity žádáme řešitele, aby informovali fakultní koordinátory cuni.cz/UK-11795.html"] a 4EU+ LO [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] o termínech plánovanýc školy, workshopy, přednášky atp.). ****************************************************************************************** * 8. Afiliace a dedikace ****************************************************************************************** Ve všech publikačních a jiných výstupech spojených s aktivitami projektu musí být uvedena Univerzitě Karlově případně dalším zapojeným univerzitám a Alianci 4EU+. V případě projekt musí být uvedena i dedikace tomuto projektu. Doporučené znění dedikace je uvedeno v o přid prostředků. ****************************************************************************************** * 9. Užitečné informace ****************************************************************************************** *========================================================================================= * Ubytování *========================================================================================= 4EU+ LO neposkytuje možnost centrálního zajištění ubytování pro příchozí hosty. Řešitelé m rezervaci zajistit sami. Je možné využít služeb ubytovacího zařízení RUK v Opitzově domě ( uken-289.html [ URL "https://cuni.cz/uken-289.html"] ). *========================================================================================= * Rezervace prostor pro akce *========================================================================================= 4EU+ LO neposkytuje možnost rezervace prostor. Pro akce pořádané v rámci projektů a aktivi rezervovat prostory na RUK, není-li akce organizována pod záštitou RUK. Doporučujeme ověři vaší fakultě s fakultním koordinátorem [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] . Mezi osvěd patří také Kampus Hybernská (https://www.kampushybernska.cz/ [ URL "https://www.kampushybe *========================================================================================= * Marketing *========================================================================================= 4EU+ LO rád zprostředkuje diseminaci informací o projektu či aktivitách na aliančních i un kanálech. Na akci rádi poskytneme i bannery a propagační materiály 4EU+/UK. V případě zájm 4euplus(zavinac)cuni.cz [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz"] . ****************************************************************************************** * 10. Kontakty ****************************************************************************************** *========================================================================================= * 4EU+ Local Office: *========================================================================================= 4euplus(zavinac)cuni.cz [ MAIL "4euplus(zavinac)cuni.cz "] https://cuni.cz/UK-12974.html [ URL "https://cuni.cz/UK-12974.html"] Ing. Ivona Přečková [ MAIL "ivona.preckova(zavinac)ruk.cuni.cz"] – 4EU+ Financial Officer RNDr. Dana Miková [ MAIL "dana.mikova(zavinac)ruk.cuni.cz"] – administrátorka grantových s Mgr. Tereza Vosejpková [ MAIL "Tereza.vosejpkova(zavinac)ruk.cuni.cz"] – 4EU+ Mobility Off *========================================================================================= * Fakultní koordinátoři: *========================================================================================= https://cuni.cz/UK-11795.html [ URL "https://cuni.cz/UK-11795.html"] ****************************************************************************************** * Přílohy ****************************************************************************************** Úplné znění pravidel v PDF [ URL "UK-14262-version1-2024_08_12_pravidla_pro_refundace_proj Příloha č. 1 - Žádost o refundaci [ URL "UK-14262-version1-priloha_c_1___zadost_o_refundac Příloha č. 2 - Mobility Grant Agreement [ URL "UK-14262-version1-4eu_mga_new_logos.pdf"] Příloha č. 3 - Soupiska dokladů [ URL "UK-14262-version1-priloha_c_3___soupiska_ucetnich_d Příloha č. 4 - Contract of travel expenses VZOR [ URL "UK-14262-version1- priloha_c_4___contract_of_travel_expenses_vzor.docx"] Příloha č. 5 - Zdůvodnění [ URL "UK-14262-version1-priloha_c_5___zduvodneni.docx"] Příloha č. 6 - Tabulka odměn [ URL "UK-14262-version1- priloha_c_6___formular_fakulty_odmeny___dopl1xlsx.xlsx"] Příloha č. 7 - Timesheet VZOR [ URL "UK-14262-version1-priloha_c_7___ts_vzor.xlsx"] Příloha č. 8 – Žádost o změnu projektu [ URL "UK-14262-version1- priloha_c_8___zadost_o_zmenu_rozpoctu.docx"] Příloha č. 9 – Závěrečná zpráva VZOR [ URL "UK-14262-version1-priloha_c_9___zaverecna_zpra